Image by Louis from Pixabay
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym nie musi być trudnym zadaniem, zwłaszcza gdy korzystamy ze sprawdzonego programu do fakturowania. Doskonałym wyborem jest system wFirma, który pozwala wystawiać faktury i korzystać z różnorodnych integracji w szybki i łatwy sposób. Co warto wiedzieć o tym programie? O czym jeszcze pamiętać przy wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym? Sprawdźmy.
Narzędziem ułatwiającym pracę w wielu firmach jest nowoczesny program do fakturowania z KSeF. Oprogramowanie do e-faktur pozwala wystawiać wszystkie rodzaje faktur, tj. faktury VAT i bez VAT, fakturę marżę, korygującą czy też VAT OSS. Takie rozwiązanie daje możliwość tworzenia faktur w 8 szablonach, w 12 językach, w każdej walucie obcej i z poprawnym wyliczeniem różnic kursowych. Dodatkowo w systemie wFirma wystawimy cykliczne faktury i ustawimy opcję automatycznego wystawiania faktur. Kto może skorzystać z takiego programu do fakturowania? Jest to świetna propozycja dla samozatrudnionych, małych firm, biur rachunkowych czy spółek świadczących cykliczne usługi.
Automatyczne wystawianie faktur najlepiej sprawdza się przy rozliczaniu czynszów, abonamentów i usług powtarzalnych. Ta funkcja ma za zadanie ułatwiać obsługę klientów i daje możliwość generowania specyfikacji płatnych usług na koniec okresu. Po zaakceptowaniu przez klienta, można sprawnie wystawić fakturę i ją wysłać z możliwością zapłaty online. Wraz z modułem CRM jest to niezawodne narzędzie do zarządzania sprzedażą. Pamiętajmy o tym, że program do fakturowania z magazynem online posłuży także osobom prowadzącym sprzedaż w swoim sklepie online lub na Allegro.
Sprawne wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym jest możliwe, a system ten jest codziennością wielu przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku (w dużych podmiotach, o obrotach powyżej 200 mln złotych rocznie). Istotnym aspektem pracy z Krajowym Systemem e-Faktur jest zarządzanie uprawnieniami - bez ich odpowiedniego nadania nie ma możliwości korzystania z systemu. Jakie rodzaje uprawnień określono w przepisach? Są to:
Jeżeli chodzi o jednoosobowe działalności, przedsiębiorca posiada pełen zakres uprawnień. Wystarczy zalogować się z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Z kolei w spółkach, które nie mają elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osobę upoważnioną do działania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Warto podkreślić, że Ministerstwo Finansów doprecyzowało informacje związane z delegowaniem uprawnień. Dzięki temu wiemy, że przedsiębiorca może nadać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym (np. pracownikowi biura rachunkowego) lub upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot (to oznacza, że pracownicy biura mają prawo do wystawiania faktur). Jakie rozwiązanie wybrać? Praktycznie rzecz ujmując, bardziej elastycznym wyborem jest upoważnieniem właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. Taka opcja pozwala na samodzielne przypisywanie dostępów pracownikom bura, bez angażowania klienta. W systemie wFirma dla biur rachunkowych z łatwością nadamy uprawnienia z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF. Jest to spore ułatwienie dla każdej strony!
Obowiązkowy Krajowy Systsem e-Faktur jest jednoznaczny z tym, że przedsiębiorca musi wystawiać faktury z zastosowaniem tego systemu. Jeżeli dojdzie do błędu, trzeba będzie wystawić korektę, dlatego warto wdrożyć buforowanie faktur. Obejmuje ono ich przygotowanie w wersji roboczej, która zostanie sprawdzona przed wysyłką.
