Image by Michael Schwarzenberger from Pixabay
KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla firm o obrotach powyżej 200 ml zł, a od 1 kwietnia - dla większości pozostałych firm. Kolosalne znaczenie ma odpowiednie przygotowanie biura rachunkowego do tych zmian, tak aby zachować dobrą współpracę z klientami i usprawnienia w codziennej pracy. O czym musimy pamiętać w tym zakresie? Czego dotyczy zarządzanie uprawnieniami do KSeF w biurze rachunkowym? Sprawdźmy.
Jeśli chodzi o KSeF w biurze rachunkowym, kluczowym aspektem pracy jest tutaj zarządzanie uprawnieniami - bez ich prawidłowego nadania nie ma mowy o korzystaniu z systemu. W przepisach rozporządzenia Ministra Finansów znajdziemy trzy najważniejsze rodzaje uprawnień:
Zarządzanie uprawnieniami - czyli ich przypisywanie, zmiana lub odbiór dostępów w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur.
Wystawianie i dostęp do faktur strukturalnych - pozwala na weryfikowanie dokumentów przychodzących i kosztowych oraz obsługę sprzedaży.
Wystawianie faktur w trybie samofakturowania - wtedy, gdy nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy.
Niezwykle pomocny staje się program wFirma zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur, dzięki któremu z powodzeniem dostosujemy się do powyższych zmian. W jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca automatycznie posiada pełen zakres uprawnień, po zalogowaniu się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Z kolei w spółce, która nie posiada elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Niezawodny program do wystawiania faktur KSeF to znacznie ułatwienie dla firm i biur rachunkowych. Przedsiębiorca nie musi dostarczać mailowych lub papierowych dokumentów, gdyż księgowy może samodzielnie pobierać faktury kosztowe z systemu. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur sprawia, że dokumenty te są automatycznie importowane jako wersje robocze, a system identyfikuje dane z dokumentów i eliminuje błędy ludzkie. To oznacza, że przedsiębiorca ma możliwość zatwierdzania lub odrzucania faktur oraz dodawania komentarzy! Jak uniknąć problemów z kwalifikację wydatków? Dobrym rozwiązaniem jest edukowanie klientów, aby rozdzielali zakupy prywatne i firmowe, co sprawi, że cały proces księgowania przebiegnie sprawniej.
Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur doprowadziło do tego, że przedsiębiorcy muszą wystawiać faktury w tym systemie. Błędy można poprawiać poprzez korekty, dlatego warto wdrożyć buforowanie faktur (przygotowanie ich do wersji roboczej, która zostanie zweryfikowana przed wysłaniem). Biura rachunkowe powinny wspierać klientów, dając im do dyspozycji platformę do fakturowania, gdzie możliwe jest samodzielne sporządzanie dokumentów i ich kontrolowanie przed przesłaniem do KSeF. Co ciekawe, system wFirma pozwala aktywować opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po zweryfikowaniu, dokument prześlemy do Krajowego Systemu e-Faktur i pobierzemy urzędowe potwierdzenie odbioru, czyli UPO.
Jak przeprowadzić import faktur z zewnętrznych narzędzi? Jeśli klient korzysta z innego programu do fakturowania, system wFirma daje możliwość ich importu bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. Pracownik biura musi posiadać uprawnienia do pobierania dokumentów. Import odbywa się poprzez zakładki: Przychody - Inne przychody - Wersje robocze - Importuj z KSeF. Gdy wybierzemy daty i dokumenty, możemy je zapisać jako wersje robocze lub zaksięgować. Wszystko to wskazuje, że KSeF jest rozwiązaniem bazującym na nowoczesnych i zautomatyzowanych działaniach. Dla biur rachunkowych to nie tylko nowe zadania, lecz także szansa na uproszczenie relacji z klientami. Jeżeli zamierzamy w pełni wykorzystywać potencjał systemy, musimy postawić na przemyślane zarządzanie uprawnieniami, korzystać z narzędzi zintegrowanych z KSeF i edukować klientów w zakresie fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
