Image by Steve Buissinne from Pixabay
Przedsiębiorcy zastanawiający się, ile czasu na wystawienie faktury w KSeF faktycznie przewidują przepisy, powinni wiedzieć, że zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług fakturę należy wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, a wprowadzenie nowego systemu nie zmienia tych ustawowych terminów, wpływa natomiast istotnie na sposób ich technicznego dotrzymywania. Kluczowe znaczenie ma fakt, że momentem wystawienia faktury w rozumieniu prawnym jest dzień przesłania jej do systemu, czyli dzień nadania jej unikalnego numeru identyfikującego, co decyduje o tym, kiedy dokument uznaje się za wystawiony oraz otrzymany przez nabywcę. Warto podkreślić, że w przypadku otrzymania zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, termin na wystawienie dokumentu liczy się od dnia otrzymania tej zapłaty, a nie od dnia realizacji świadczenia. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że przepisy dopuszczają przygotowanie dokumentu w trybie offline jeszcze w ostatnim dniu obowiązującego terminu, a jego przesłanie do systemu może nastąpić już po tym terminie, pod warunkiem zachowania procedur przewidzianych dla trybu awaryjnego. Warto też pamiętać, że w przypadku sprzedaży zwolnionej z podatku lub sprzedaży na rzecz konsumentów dokument wystawia się wyłącznie na żądanie nabywcy, co wiąże się z odrębnymi zasadami liczenia obowiązującego terminu.
Przedsiębiorcy, którzy zauważą pomyłkę zaraz po przesłaniu dokumentu, często pytają, jak anulować fakturę w KSeF, jednak odpowiedź jest jednoznaczna, ponieważ zgodnie z przepisami faktura uznawana jest za wprowadzoną do obrotu prawnego w momencie przesłania jej do systemu, a warunkiem koniecznym dla anulowania dokumentu jest to, aby nigdy nie został on wprowadzony do obrotu prawnego, co w przypadku dokumentów przesłanych do systemu nie może zostać spełnione. Zamiast anulowania, przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić fakturę korygującą, co dotyczy zarówno sytuacji, w których dokument zawiera błąd, jak i przypadków, w których zmieniają się okoliczności biznesowe wymagające dostosowania wcześniej udokumentowanej transakcji. Warto podkreślić, że przepisy dopuszczające wystawienie faktury korygującej znajdują zastosowanie zarówno przy błędach wykrytych bezpośrednio po wystawieniu dokumentu, jak i przy zmianach zachodzących już po zrealizowaniu transakcji. Poradnik Przedsiębiorcy zaznacza, że anulowanie dotyczy wyłącznie dokumentów, które nigdy nie zostały doręczone odbiorcy oraz nie dokumentowały rzeczywiście zrealizowanej transakcji, natomiast dokument raz przyjęty przez system stanowi trwały element ewidencji podatkowej, możliwy do skorygowania wyłącznie w drodze formalnej procedury korekty. Warto też zwrócić uwagę na konieczność dokładnej weryfikacji danych jeszcze przed przesłaniem dokumentu do systemu, ponieważ brak możliwości jego wycofania sprawia, że staranność na tym etapie ma szczególne znaczenie.
Przedsiębiorcy, którzy muszą poprawić wcześniej wystawiony dokument, powinni wiedzieć, jak prawidłowo przygotować dokument, jakim jest faktura korygująca w KSeF, ponieważ dokument taki należy wystawić zawsze wtedy, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej zmienia się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, następuje zwrot towarów i opakowań, zwrot zapłaty, lub gdy w dowolnej pozycji dokumentu wykryto pomyłkę wymagającą poprawy. Okres rozliczeniowy, w którym należy ująć korektę, zależy od tego, kiedy powstała przyczyna jej wystawienia, ponieważ błędy istniejące już w momencie wystawienia faktury pierwotnej rozlicza się w okresie, w którym ujęto pierwotny dokument, natomiast okoliczności zachodzące już po dokonaniu sprzedaży rozlicza się w okresie wystawienia samej korekty. Warto podkreślić, że zgodnie z przepisami obowiązującymi w systemie fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do systemu, a za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego, co dotyczy w równym stopniu zarówno faktur pierwotnych, jak i faktur korygujących. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę na istotną zmianę wprowadzoną wraz z nowymi przepisami, polegającą na usunięciu z ustawy regulacji dotyczących not korygujących, w związku z czym wyłącznie sprzedawca może obecnie poprawić błąd na fakturze, a nabywca nie może już samodzielnie wystawić noty korygującej. Warto też pamiętać o dokładnym wskazaniu w dokumencie korygującym numeru identyfikującego fakturę pierwotną, ponieważ prawidłowe powiązanie obu dokumentów ma kluczowe znaczenie dla przejrzystości całej ewidencji podatkowej prowadzonej w systemie.
